Fragen & Antworten (FAQ)

Allgemeines

• Für wen ist malu INFO geeignet?
  Prinzipiell können alle Unternehmen, die ihre Leistungen nicht sofort erbringen können und deshalb ein erhöhtes Aufkommen an Rückfragen von Kunden haben, erheblich von malu INFO profitieren. Dazu zählen beispielsweise:

  • Versicherungen - für: Schadensabwicklung
  • Sanitätshäuser - für: Bestellungen
  • Arztpraxen – für: Labortests
  • Behörden - für: aufwändige Anträge
  • Handwerker - für: Montageaufträge
  • Lieferservices - für: Lieferungen
  • Werkstätten - für: Reparaturaufträge
  • Rechtsanwälte - für: Verhandlungen, Klagen
  • Notare - für: Eintragungen, Beurkundungen
• Welche technischen Voraussetzungen gibt es für die Nutzung von malu INFO?
  Für die Nutzung von malu INFO werden nur eine Internetverbindung und ein Endgerät mit einem modernen Web-Browser (z.B. Firefox, Chrome, Safari, Opera) benötigt.
  Für eine fehlerfreie Funktion muss der verwendete Browser auf dem aktuellen Stand sein und Javascript und Cookies zulassen (Standardeinstellung). malu INFO ist sowohl für mobile Geräte (z.B. Smartphones, Tablets) als auch Desktop-PCs optimiert.
• Kann eine Sonderfunktion, die ich in malu INFO benötige, umgesetzt werden?
  Wir sind bemüht, malu INFO laufend zu optimieren und auf die Bedürfnisse unserer Kunden einzugehen. Sie können uns gerne Ihre Wünsche nach neuen Funktionen über das Kontaktformular mit dem Anliegen "IT-Support" mitteilen. Sie werden dann kurzfristig von unserem IT-Dienstleister kontaktiert.

Begriffe

• Was ist ein Auftrag?
  Als Auftrag gilt in malu INO jeder in sich geschlossene Vorgang, an dem mindestens zwei Parteien beteiligt sind, von denen eine hauptsächlich die Leistung erbringt. Darunter fallen beispielsweise:

  • Bestellungen und Lieferungen
  • Schadensabwicklung durch die Versicherung
  • Montage- und Reparaturaufträge
  • Außergerichtliche Verhandlungen und Klagen
  • Eintragungen und Beurkundungen
• Was ist ein Status?
  Als Status (Plural: Stati) gilt in malu INFO ein Stadium im Lebenszyklus eines Auftrages. Es wird vorausgesetzt, dass es typische Stadien in der Bearbeitung von Aufträgen gibt, die sich klar voneinander trennen und vordefinieren lassen.
  Durch die Angabe von Stati und entsprechenden Zeitpunkten lässt sich der Verlauf des betroffenen Auftrags verdeutlichen. In der Regel sind Stati in zeitlicher Reihenfolge zu erfassen, allerdings gibt es hierfür Ausnahmen. Beispiele für Stati sind:

  • Bestellung erfasst - Bestellung versendet - Bestellung zugestellt - Bestellung storniert
  • Schadensanzeige erfasst - Unterlagen fehlen - Angebot erstellt - Summe ausgezahlt
  • Essenslieferung erfasst - Essen bereit in 45 min - Fahrer unterwegs - Essen ausgeliefert
  • Reparaturauftrag erfasst - Ersatzteile bestellt - Terminvereinbarung erbeten - Auftrag ausgeführt
  • Vergleichsangebot verschickt - Warte auf Gegner - Klageschrift eingereicht - Gerichtsvollzieher beauftragt
• Was ist der Unterschied zwischen Status und Statusvorlage?
  Ein Status bezieht sich immer auf einen konkreten Auftrag in malu INFO, während eine Statusvorlage einen der möglichen Stati beschreibt, die bei der Bearbeitung von Aufträgen in malu INFO zur Auswahl stehen. Ein Status basiert immer auf einer Statusvorlage.
  Um einen Auftrag mit einem neuen Status zu versehen, ist es notwendig, dass die entsprechende Statusvorlage vorher in malu INFO unter Einstellungen > Statusvorlagen eingerichtet worden ist.
• Was ist der Unterschied zwischen SMS und SMS-Vorlage bzw. Email bzw. Email-Vorlage?
  Eine SMS bzw. Email ist eine konkrete, durch malu INFO versendete Nachricht, während eine SMS-Vorlage bzw. Email-Vorlage einen vordefinierten Text enthält, der für den automatischen oder manuellen Versand einer SMS bzw. Email übernommen werden kann.
• Kann ich eine abweichende Bezeichnung für "Auftrag" oder "Kunde" definieren?
  In der Standardeinstellung von malu INFO wird kundenseitig von "Auftragsnr." und "Kundennr." gesprochen.
  Unter Einstellungen > Bezeichnungen lassen sich die in Ihrem Unternehmen gebräuchlichen Begriffe definieren, wie z.B. "Bestellnr." oder "Versichertennr.".

Abrechnung

• Wie wird die Nutzung von malu INFO abgerechnet?
  Die Abrechnung offener Posten erfolgt monatlich. Ihre monatliche Rechnung bekommen Sie jeweils am 15. eines Monats per Email. Als Zahlungsmethode akzeptieren wir ausschließlich die SEPA-Lastschrift (Bankeinzug). Der Rechnungsbetrag wird in der Regel innerhalb von wenigen Tagen nach Rechnungsstellung bequem und sicher von Ihrem Konto eingezogen.
• Wie kann ich die offenen Kosten meiner Nutzung von malu INFO kontrollieren?
  Unter dem Punkt Kontostand / Preisliste im Kundenbereich können Sie jederzeit alle offenen Posten einsehen.
• Wie kann ich die Entstehung weiterer Kosten durch malu INFO stoppen?
  Da es keine monatliche Grundgebühr bei malu INFO gibt, können neue Kosten nur durch die Inanspruchnahme von Leistungen entstehen. Die Buchung kostenpflichtiger Leistungen ohne direkte Benutzerinteraktion kann unter den folgenden Menüpunkten unterbunden werden:

  • Einstellungen > SMS-Versand > SMS-Versand deaktivieren
  • Einstellungen > Datenimport > Datenimport deaktivieren
  • Werbeanzeigen > Werbeanzeigenliste > (alle Werbeanzeigen bearbeiten) > Endkundenfreigabe: nein
• Sind Rabatte auf die Nutzung von malu INFO möglich?
  Bei einem großen Auftragsvolumen oder Aufträgen mit sehr geringem Auftragswert prüfen wir für Sie gerne die Möglichkeit eines Mengenrabatts oder einer Pauschale. Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht über das Kontaktformular mit dem Anliegen "Preisanfrage".

Benutzer

• Ist der gleichzeitige Zugriff von mehreren Benutzern auf malu INFO möglich?
  Ja. Da malu INFO vollständig web-basiert ist, können Ihre Mitarbeiter unabhängig voneinander und von überall aus auf die Plattform zugreifen.
• Welche Arten von Benutzerkonten gibt es in malu INFO?
  Wenn Sie sich für malu INFO registrieren, erhalten Sie von uns einen sog. Master-Zugang, mit dem sämtliche Funktionen des Kundenbereichs aufgerufen werden können. Neben dem Master-Zugang können Sie weitere Benutzerkonten mit individuellen Zugriffsrechten einrichten.
• Kann ich weitere Benutzer für malu INFO selbst anlegen?
  Ja. Unter Einstellungen > Benutzerverwaltung können Sie beliebig viele zusätzliche Zugänge (z.B. für Ihre Mitarbeiter) einrichten. Zur Auswahl stehen derzeit 12 Zugriffsrechte, die eine individuelle Ausgestaltung der Zugriffsebene ermöglichen.
• Können Aufträge in malu INFO bestimmten Benutzern zugewiesen werden?
  Ja. Ein Auftrag kann entweder für die Bearbeitung durch beliebige Benutzer freigeschaltet oder auf eine bestimmte Gruppe von Benutzern eingeschränkt werden. Dadurch lässt sich die Zuständigkeit für Aufträge in malu INFO abbilden und die Übersichtlichkeit in der Auftragsliste verbessern.

Stammdaten

• Inwiefern lässt sich malu INFO für mein Unternehmen personalisieren?
  • Anstelle der voreingestellten Begriffe "Auftragsnr." und "Kundennr." können Sie unter Einstellungen > Bezeichnungen die in Ihrem Unternehmen gebräuchlichen Begriffe definieren.
  • Das Aussehen der Statusverfolgung auf Kundenseite lässt sich unter Einstellungen > Firmendesign individualisieren. Sie können Ihr Logo, Ihr Farbschema und einen Link zu Ihrer Website hinterlegen, um Ihrem Kunden zu vermitteln, dass er bei Ihnen gelandet ist. Ein Beispiel sehen Sie hier:
  • Unter Einstellungen > SMS-Versand sowie Einstellungen > Email-Versand können Sie Ihre eigene Absenderkennung und Signatur einpflegen, so dass der Endkunde beim Empfang einer Nachricht Sie als Absender sofort erkennt.
  • URLs zur Statusverfolgung sind neutral und beginnen mit http://auftragsstatus.online. Nach Absprache ist die Einrichtung von URLs zur Statusverfolgung unter Ihrer Domain möglich.
• Kann ich mein Passwort in malu INFO selbst ändern?
  Das Master-Passwort kann zum Schutz Ihrer Daten nur durch uns geändert werden. Wenn Sie Ihr Master-Passwort vergessen haben oder ändern möchten, kontaktieren Sie uns bitte.
  Passwörter von zusätzlichen Benutzern können Sie jederzeit unter Einstellungen > Benutzerverwaltung ändern. Auf diese Passwörter haben wir keinen Zugriff.
• Kann ich die Stammdaten meines Unternehmens in malu INFO selbst ändern?
  Nein, Ihre Stammdaten können zum Schutz gegen Missbrauch nur durch uns geändert werden. Wenn Sie Ihr Master-Passwort vergessen haben oder ändern möchten, kontaktieren Sie uns bitte.
• Wie kann ich mein Konto bei malu INFO kündigen?
  Um Ihr Kundenkonto in malu INFO zu schließen, kontaktieren Sie uns bitte. In der Regel müssen offene Posten abgerechnet werden, bevor Ihr Kundenkonto geschlossen wird.

Aufträge

• Welche Angaben gehören zu einem Auftrag in malu INFO?
  Die Pflichtangaben zu einem Auftrag in malu INFO sind:
  1. Auftragsnr.: Diese muss eindeutig sein und darf nur einmal im System vorkommen. Wenn Sie noch kein solches Identifizierungsmerkmal nutzen, können Sie der Einfachheit halber eine fortlaufende Nummer nehmen.
  2. Kundennr.: Diese muss ebenso eindeutig sein, darf jedoch beliebig oft verwendet werden.
  Darüber hinaus gibt es optionale Angabe:
  3. Mobilfunk-Rufnr.: Diese kann für den SMS-Versand aus malu INFO verwendet werden.
  4. Email-Adresse: Diese kann für den Email-Versand aus malu INFO verwendet werden.
  5. Werbecode: Mit diesem Code kann gesteuert werden, ob und welche Werbeanzeigen zu diesem Auftrag angezeigt werden.
  6. Zuweisung an Benutzer: Wenn ein Auftrag einer Gruppe von Benutzern zugewiesen wird, wird der Zugriff dementsprechend eingeschränkt.
• Welche Angaben gehören zu einem Status in malu INFO?
  Ein Status in malu INFO basiert immer auf einer Statusvorlage. Die Pflichtangaben zu einer Statusvorlage in malu INFO sind:
  1. Code: Dieser muss eindeutig sein und darf nur einmal im System vorkommen. Er dient lediglich als internes Identifizierungsmerkmal. Wir empfehlen kurze Codes, die einer individuellen Systematik folgen, wie z.B. A01, A02 ... für versandbezogene Stati, B01, B02... für finanzbezogene Stati usw..
  2. Text.: Dieser wird in der endkundenseitigen Statusverfolgung ausgegeben. Wir empfehlen möglichst kurze, aussagekräftige Texte (z.B. "Bestellung erfasst").
  3. Farbe: Zur optischen Unterscheidbarkeit von Stati können Sie jedem Status eine Farbe zuweisen, die sowohl in Ihrem Kundenbereich als auch in der endkundenseitigen Statusverfolgung verwendet wird.
  4. Endkundenfreigabe: Damit steuern Sie, ob der Status in der endkundenseitigen Statusverfolgung angezeigt wird. Gesperrte Stati sind nur intern sichtbar.
  Darüber hinaus gibt es folgende optionale Angabe:
  5. SMS-Vorlage: Damit steuern Sie, ob ein automatischer SMS-Versand beim Hinzufügen des Status erfolgt und welche SMS-Vorlage dabei verwendet wird.
  6. Email-Vorlage: Damit steuern Sie, ob ein automatischer Email-Versand beim Hinzufügen des Status erfolgt und welche Email-Vorlage dabei verwendet wird.
  Zu einem (konkreten) Status kann eine individuelle Notiz hinzugefügt werden (z.B. Statustext "Bestellung versendet", dazu die Notiz "Sendungsnr.: 0034556105511").
• Welche Möglichkeiten habe ich, um meinen Kunden über die Erfassung eines Auftrages bzw. Statusänderungen zu informieren?
  Prinzipiell gibt es 3 Wege:
  
  1. Übermittlung des Links zur Statusverfolgung auf malu INFO per SMS oder Email: Sie senden Ihrem Kunden bei der Erfassung des Auftrags in malu INFO einmalig eine SMS und/oder Email, in der der Link zur Sendungsverfolgung enthalten ist. Dazu muss die Statusvorlage zum 1. Status ("Bestellung erfasst" o.ä.) einen automatischen SMS- und/oder Email-Versand auslösen. Der Link kann mit einem entsprechenden Platzhalter in der SMS- bzw. Email-Vorlage automatisch generiert werden. Ab diesem Zeitpunkt kann Ihr Kunde Statusänderungen ohne weitere Nachrichten direkt über den ihm übermittlten Link verfolgen.
  
  2. Übermittlung der Auftragsnr. und Kundennr. auf anderem Wege: Sie teilen Ihrem Kunden seine Auftragsnr. und Kundennr. z.B. persönlich oder telefonisch mit. Wenn Sie das Statusabfrage-Modul, das Sie sich im malu INFO Kundenbereich unter Einstellungen > Modul für Ihre Website generieren lassen können, in Ihre Website eingebunden haben, kann Ihr Endkunde durch die Eingabe seiner Auftragsdaten auf Ihrer Website die Statusverfolgung aufrufen und dort jederzeit alle von Ihnen vorgenommenen Statusänderungen erfahren.
  
  3. Übermittlung von allen Statusänderungen per SMS bzw. Email: Sie stellen Ihre Statusvorlagen so ein, dass ein automatischer SMS- bzw. Email-Versand bei jedem neuen Status erfolgt. So bekommt Ihr Kunde bei jeder Statusänderung eine SMS bzw. Email mit Ihrem Wunschtext, den Sie zuvor in der entsprechenden SMS- bzw. Email-Vorlage definiert haben.
• Welche Informationen können meinem Kunden in der Statusverfolgung angezeigt werden?
  1. Auftrags- und Kundennr.
  2. Alle freigegebenen Stati, inkl. Zeitpunkt und Notiz
  3. ggf. Ihre Werbeanzeige
  4. Ihr Firmenlogo
  5. ggf. Link zu Ihrer Website
• Kann ich Stati für die meine eigene Verwendung definieren, die nicht an meinen Kunden weitergegeben werden?
  Ja. Wenn Sie in der Statusvorlage die Endkundenfreigabe deaktivieren, erscheint der entsprechende Status nur in Ihrem Kundenbereich. Diese Option kann nützlich sein, um für Ihren Kunden irrelevante Angaben auszublenden, die intern dennoch benötigt werden.

SMS und Emails

• Wie kann eine SMS bzw. Email automatisch an meinen Kunden versendet werden, wenn sich der Status eines Auftrages in malu INFO ändert?
  Als erstes muss eine entsprechende SMS- bzw. Email-Vorlage unter Einstellungen > SMS-Vorlagen bzw. Einstellungen -> Email-Vorlagen angelegt werden, die den Wunschtext enthält. Anschließend muss die betreffende Statusvorlage unter Einstellungen > Statusvorlage um die entsprechende SMS- bzw. Email-Vorlage erweitert werden.
• Führt eine Statusänderung zwangsläufig zum Versand einer SMS bzw. Email an den Kunden?
  Nein. Erstens kann der SMS- bzw. Email-Versand systemübergreifend ein- und ausgeschaltet werden. Zweitens kann für jede Statusvorlage einzeln definiert werden, ob ein automatischer SMS- bzw. Email-Versand erfolgt. Drittens kann beim manuellen Anlegen eines neuen Auftrags oder manuellen Hinzufügen eines neuen Status die Voreinstellung zum SMS- bzw. Email-Versand aus der Statusvorlage ignoriert werden, indem der Versand einmalig unterbunden wird.
• Kann ich SMS bzw. Emails auch manuell über malu INFO versenden?
  Ja. Sie können hierzu entweder die Rufnr. bzw. Email-Adresse aus dem Auftragsarchiv anklicken und so gleich zum SMS- bzw. Email-Editor gelangen, oder den Editor direkt aufrufen und die Rufnr. bzw. Email-Adresse manuell eingeben. Beim manuellen Versand können Sie sowohl Ihren Wunschtext eingeben als auch eine bestehende Vorlage übernehmen und bearbeiten.
• Kann ich auftragsbezogene Angaben in automatisch versendete SMS bzw. Emails einfügen?
  Ja. Hierfür stehen Ihnen mehrere Platzhalter zur Verfügung, die im SMS- bzw. Email-Vorlageneditor aufgeführt werden. Beim Versand der Nachricht wird der Platzhalter automatisch durch den entsprechenden Wert ersetzt.
• Wird mir angezeigt, ob eine SMS bzw. Email dem Empfänger zugestellt wurde?
  Im SMS- bzw. Email-Archiv wird der letzte Status einer Nachricht angezeigt. Aus technischen Gründen kann nicht ermittelt werden, ob eine Email dem Empfänger zugestellt und nicht z.B. durch einen Spam-Filter ausgefiltert wurde. Deshalb empfehlen wir ausdrücklich, für wichtige Anliegen eine SMS zu versenden, da der Empfang von SMS durch das Gerät des Empfängers in der Regel bestätigt werden kann.
  
  Für SMS gibt es die Stati: im Versand - zugestellt - nicht zugestellt - vom Netzwerk abgelehnt
  
  Für Emails gibt es die Stati: versendet - fehlgeschlagen

Werbeanzeigen

• Welche Formate haben Werbeanzeigen in malu INFO?
  Für eine Werbeanzeige können Sie entweder einen Text mit einer Länge von bis zu 160 Zeichen eingeben oder ein Bild im Format JPG/PNG mit einer Größe von bis 200 KB und Abmessungen von bis zu 500x500px hochladen. Wenn beides angegeben ist, wird der Text übernommen.
• Wo können meine Werbeanzeigen eingeblendet werden?
  Werbeanzeigen werden in der endkundenseitigen Statusverfolgung unterhalb der Angaben zum Auftrag eingeblendet und mit dem Hinweis "Werbung" versehen.
• Kann ich meine Werbung auch als SMS oder Email versenden?
  In Hinblick auf die Möglichkeit, Werbung in Abhängigkeit vom Auftrag zu personalisieren, raten wir dazu, Werbeanzeigen ausschließlich mit der entsprechenden Funktion zu erstellen.
• Wie kann ich bestimmen, welche Werbeanzeige welchem Kunden angezeigt wird?
  Werbeanzeigen sind so einzurichten, dass sie einen oder mehrere selbst definierte Werbecodes enthalten. Welche Werbeanzeigen zu einem Auftrag geschaltet werden können, wird durch den im Auftrag angegebenen Werbecode bestimmt. Es ist auch möglich, Werbeanzeigen so einzustellen, dass sie zu Aufträgen ohne Werbecode geschaltet werden. Wenn mehrere Werbeanzeigen in Frage kommen, wird eine nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. Weitere Informationen zur Verwendung von Werbecodes finden Sie im Werbeanzeigeneditor.
• Wie kann ich kontrollieren, ob die mir berechneten Klicks auf Werbeanzeigen "echt" sind?
  Sie müssen für diesen Zweck eine Datenverkehrsanalyse auf Ihrem eigenen Webserver einrichten, mit der die Zielseiten Ihrer Werbeanzeigen überwacht werden.

Datenverwaltung

• Wie kann ich Aufträge, SMS oder Emails massenweise löschen, z.B. nach Ablauf der Speicherfrist oder auf den Wunsch eines Kunden gemäß DSGVO?
  Ja. Hierzu müssen Sie die zu löschenden Daten durch eine Stichwort- oder Zeitraumsuche im Archiv aufrufen. Wenn Sie das entsprechende Zugriffsrecht haben, benutzen Sie zum Löschen den Button mit der Bezeichnung Alle angezeigten Einträge löschen.
• Kann ich den Bearbeitungsverlauf von Aufträgen in malu INFO einsehen?
  Ja. Wenn Sie das entsprechende Zugriffsrecht haben, klicken Sie auf den Link Protokoll zum betreffenden Auftrag im Auftragsarchiv. Zu jeder Aktion sehen Sie die Aktionsbeschreibung, den Zeitpunkt, den Benutzernamen und die IP-Adresse des Benutzers.
• Kann ich einsehen, welche SMS bzw. Emails zu einem Auftrag in malu INFO versendet wurden?
  Ja. Durch einen Klick auf SMS-Historie bzw. Email-Historie zum betreffenden Auftrag im Auftragsarchiv gelangen Sie zu einer Liste aller zum Auftrag versendeten SMS bzw. Emails.
• Kann ich Auftragsdaten aus meiner Software zu malu INFO exportieren? Gibt es eine Schnittstelle?
  Ja. Weitere Informationen zum Datenimport per Sync-Tool oder Schnittstelle finden Sie unter Einstellungen > Datenimport.
• Ich habe versehentlich Datensätze in malu INFO gelöscht. Können sie wiederhergestellt werden?
  Nein. Einmal gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden. Es kann allerdings für jeden Benutzer individuell festgelegt werden, ob er zum Löschen von Einträgen berechtigt ist.
• Werden Daten in malu INFO automatisch gelöscht?
  Nein. Unser System unternimmt keine automatische Löschung von Daten. Die Bereinigung Ihrer Datenbestände, die in der Regel der Erfüllung von Datenschutzvorgaben dient, obliegt Ihnen. Wir stellen Ihnen die hierfür notwendigen Instrumente zur Verfügung.